AEJ: especificação técnica do Arquivo Eletrônico de Jornada

Base Legal do Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ)

O Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) foi instituído pela Portaria MTP 671/2021, que estabelece diretrizes para o controle de jornada dos trabalhadores. O AEJ é um documento que compila as informações de jornada de trabalho de forma estruturada e digital, sendo um desdobramento do Registro Eletrônico de Ponto (REP) previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ao contrário do Arquivo de Ponto (AFD), que contém dados brutos, o AEJ é o resultado do processamento das informações de jornada, permitindo uma visão mais clara e organizada dos registros.

De acordo com a legislação, as empresas devem garantir que o AEJ esteja em conformidade com as normas estabelecidas, assegurando a integridade e a segurança das informações. O AEJ deve ser gerado automaticamente por sistemas de controle de ponto que estejam devidamente homologados, permitindo que as empresas mantenham um registro preciso da jornada de trabalho de seus colaboradores.

Aplicação Prática do AEJ

A implementação do AEJ nas empresas oferece uma série de benefícios práticos. Primeiramente, ele possibilita a integração com a folha de pagamento, facilitando o processo de apuração e conferência das horas trabalhadas. Além disso, o AEJ pode ser utilizado em auditorias internas e externas, servindo como um documento que comprova a regularidade do controle de jornada.

As empresas devem operar com ambos os arquivos, AFD e AEJ, em paralelo. O AFD deve ser utilizado para fiscalização, uma vez que contém dados brutos, enquanto o AEJ é mais adequado para a conferência e processamento da folha de pagamento. É fundamental que haja uma auditoria mensal entre os dois arquivos, garantindo que as informações estejam em conformidade e que não haja divergências que possam resultar em passivos trabalhistas.

Riscos de Descumprimento do AEJ

O não cumprimento das normas estabelecidas para o AEJ pode gerar sérios riscos para as empresas. Um AEJ que diverge do AFD indica erros no processamento das informações, o que pode resultar em passivos em ações trabalhistas. Além disso, a falta de conformidade pode levar a penalidades administrativas, como multas e autuações por parte do Ministério do Trabalho.

As empresas devem estar cientes de que a responsabilidade pelo correto registro e processamento das jornadas de trabalho é delas. Portanto, manter um sistema de controle de ponto eficiente e atualizado é essencial para evitar problemas legais e garantir a segurança jurídica da empresa.

Checklist de Conformidade para o AEJ

Para garantir que o AEJ esteja em conformidade com a legislação, as empresas devem seguir um checklist que inclui:

• Geração automática do AEJ após o fechamento mensal da folha de pagamento;
• Conferência entre o AEJ e a folha de pagamento para assegurar a precisão dos dados;
• Auditoria mensal comparativa entre o AEJ e o AFD;
• Assinatura digital do colaborador no AEJ, quando possível, para garantir a autenticidade;
• Retenção do AEJ por um período mínimo de cinco anos, conforme a legislação vigente.

Seguir esse checklist não apenas ajuda a manter a conformidade, mas também fortalece a gestão de recursos humanos da empresa, garantindo uma relação de confiança com os colaboradores.

Por que a TiqueTaque é a Solução Ideal para o Controle de Jornada

A TiqueTaque se destaca como uma plataforma de Registro Eletrônico de Ponto (REP) que atende às exigências da Portaria MTP 671/2021, oferecendo uma solução completa para empresas de todos os portes. Através de seu sistema de reconhecimento facial, a TiqueTaque permite um registro de ponto mais seguro e eficiente, minimizando fraudes e garantindo a autenticidade das informações.

Além disso, a funcionalidade de GPS e cerca virtual é especialmente vantajosa para equipes externas, possibilitando o controle de jornada em tempo real, independentemente da localização do colaborador. Isso é particularmente útil para empresas que operam com equipes em campo, como vendas externas e serviços de manutenção.

A plataforma da TiqueTaque também opera em modo offline, garantindo que o registro de ponto não seja interrompido em situações de falta de conexão à internet. Após a reconexão, os dados são sincronizados automaticamente, assegurando que não haja perda de informações.

Outro ponto relevante é a capacidade de gerar o AFD e o AEJ de forma automática, facilitando a apuração da jornada de trabalho e a conformidade com a legislação. A TiqueTaque também suporta múltiplos CNPJs e filiais, o que é ideal para redes de franquias e grandes empresas com diversas unidades.

Com um plano "Free Forever" para até 10 funcionários, a TiqueTaque se torna uma alternativa acessível para pequenas empresas que desejam implementar um sistema de controle de ponto eficiente e em conformidade com a legislação.

Perguntas Frequentes